Depuis deux ans, la situation sanitaire a provoqué une réorganisation plus « flexible » du travail avec un développement du télétravail et l’instauration dans de nombreuses entreprises d’une organisation en « Flex office » consistant à libérer le collaborateur de son poste attitré. Cette flexibilité au bureau provoque de nombreux questionnements et enjeux pour les gestionnaires de bâtiment dont le besoin est d’optimiser les espaces de travail. Les solutions de comptage automatique de personnes peuvent répondre à ce besoin.

Le Flex office, c’est quoi et comment ça fonctionne ?

Il s’agit d’une forme spécifique d’attribution des postes de travail au sein d’une entreprise. En effet, l’espace de travail est réparti en fonction des usages. Les employés se rendent alors dans des zones qui conviennent le mieux à la tâche qu’ils doivent mener, ou dans les différents espaces qui correspondent le mieux à leur mode de travail. Un espace de travail optimisé pour le Flex office est intelligemment pensé pour que les salariés travaillent dans des conditions optimales, propices à la réussite et au bien-être. Cela passe par une répartition des espaces organisée autour de salons de travail confortables, salles de réunions connectées, tout type d’équipement permettant d’améliorer les conditions de travail.

Le Flex office, rien de plus simple, il suffit de récupérer son ordinateur et son matériel qui se situent dans un espace dédié et de rejoindre l’espace de travail qui correspond à son humeur et sa mission du jour.

Une bonne adaptation du Flex office permet l’adéquation entre présence humaine et mètres carrés utilisés. De nombreuses entreprises (petites et moyennes) peuvent ainsi adapter leurs espaces à leurs effectifs et réduire leurs charges immobilières. Une économie parfois non négligeable.

 Le Flex office, une opportunité pour une entreprise

Réduire les coûts:

En effet, le fonctionnement en flex office réduit le nombre et la surface des postes de travail d’une entreprise. Ce qui de ce fait entraine une baisse significative des charges et frais immobiliers.

Gagner en espaces collaboratifs :

L’utilisation d’espaces collaboratifs favorise les échanges entre équipes et est idéale pour acquérir encore plus d’agilité et travail autour des projets.

Booster la productivité et la créativité :

Avoir la possibilité de se déplacer comme on le souhaite est un facteur clé pour trouver de nouvelles inspirations et idées.

Créer du lien :

En changeant régulièrement d’espace de travail il est possible de côtoyer de nouvelles personnes et donc de développer de nouveaux liens et de renforcer l’esprit d’équipe.

Flex office et gestion de la fréquentation pour optimiser l’usage des espaces

Les technologies de comptage permettent de consulter en temps réel et avec précision le nombre de personnes présentes dans les différents espaces du bâtiment (salles de réunion, salles de pause, cafétéria, étages…).

Une jauge d’accueil ainsi que des alertes de dépassement de cette jauge vont pouvoir être paramétrées afin de garantir l’optimisation de l’usage de ces bureaux et un environnement de travail sûr.

Elles vont également donner la possibilité aux RH et gestionnaires des bureaux d’améliorer le confort des salariés en leur communiquant ces données d’occupation (via un intranet ou des applications RH) afin qu’ils puissent choisir les moments opportuns pour travailler en présentiel et jouir d’un confort et d’une sécurité garantis dans l’exercice de leurs fonctions.

La mesure de la fréquentation dans ces bâtiments va aussi engendrer une meilleure optimisation des coûts d’exploitation et de maintenance (nettoyage et entretien des salles, dépenses énergétiques…) avec des besoins en surface qui sont mieux gérés